Автоматизована форма контролю

У сучасних установах організація документообігу та контроль за виконанням документів провадяться за допомогою комп'ю­терної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведен­ня шуканої інформації або повідомлення про її відсутність.

Нагадування виконавцям про строки виконання, відомості про стан виконання, про перенесення строків, завершення виконання тощо , в разі необхідності виводяться на друкуючий пристрій.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені й кореспондентові дана повна відповідь.

Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і картці ро­биться позначка про зняття з контролю. Дані про виконання до­кумента і зняття з контролю вносяться у контрольну картку та відповідний файл в ПК.

Відомості про наслідки виконання взятих на контроль доку­ментів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних орга­нів з пропозиціями щодо поліпшення усієї роботи.

Основним механізмом контролю за документами є резолюція керівника, де визначено, хто та у який строк має виконати певні дії над документом. СЕДД дає можливість формувати підзвітні резолюції, при цьому користувач може бачити всі резолюції або тільки резолюцію безпосереднього керівника залежно від того, як вона налаштована. Усі користувачі автоматично одержують документи на виконання відповідно до резолюції керівника.

Користувачі можуть працювати з електронними образами до­кументів або ж безпосередньо з документами, але при цьому може зберігатися паралельний рух паперових документів. Факт прий­няття документа користувачем на виконання та зняття з контро­лю фіксується за допомогою технології штрих-кодової ідентифі­кації документів.

Питання для самоконтролю:

· Як приймаються документи?

· Як проходить попередній розгляд документів?

· Як реєструються документи?

· Як проходжує, опрацьовується та відправляється ділова кореспонденція?

· Які існують строки виконання документів?

· Як діє контроль за ходом виконання документів?

Рекомендована література для опрацювання :

1. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

2. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

3. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

4. ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

5. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

6. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

7. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

8. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1998.- 256 с.

9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов.- К.: Либідь, 2000.- 284 с.

10. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів. - Х.: Торсінг, 2001.- 384 с.

11. Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою. - К.: Техніка, 1992.- 399 с.

12. Паламар Л.М., Кацовець Г.М. Мова ділових паперів. - К.: Либідь, 1995.- 207 с.

13. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посіб.- 3-тє вид., перероб. і допов. - К.: Либідь,1998.- 296 с.

Змістовий модуль (тема) №9 Складання номенклатури справ.

1. Типова номенклатура справ.

2. Приблизна номенклатура справ.

3. Групування справ. Індивідуальна номенклатура справ.

4. Вимоги до номенклатури справ.