Типи речень ділового листа

Особа, яка не має досвіду ділового листування, має потяг до надмірно довгих речень, що заважає розумінню тексту. Коли людина читає фразу з більш як 20 слів, вона мусить прочитати її ще раз.

Але й надмірна лаконічність заважає розумінню тексту або надає йому брутальності. Тому краще вживати різні за конструкцією речення.

Наприкінці розділу хочеться нагадати, що, коли людина дотримується певної культури управлінського документування, правил підготовки документів, вводить у своє мовлення словосполучення з іншої мови, не руйнуючи граматичної основи і фонетичних особливостей української, оберігає її красу, користується її фразосполученням та багатством, це не викликає заперечень.

Варто пам'ятати, що милозвучність, лексичне та фразеологічне багатство, синтаксична гнучкість, величезні словотворчі можливості української мови набули загального визнання. У Парижі, наприклад, на Всесвітньому конкурсі краси мов вона посіла третє місце після французької та перської.

Питання для самоконтролю:

· Як складаються довідково-інформаційні документи?

· Як проходить підготовка розпорядчих документів?

· Як складаються організаційні документи?

· Які є особливості складання ділових листів?

Рекомендована література для опрацювання :

1. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

2. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

3. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

4. ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

5. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

6. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

7. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

8. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1998.- 256 с.

9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов.- К.: Либідь, 2000.- 284 с.

10. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів. - Х.: Торсінг, 2001.- 384 с.

Змістовий модуль (тема) №5 Документування діяльності колегіальних органів.

1. Особливості документування проведення нарад

2. Складання протоколів

3. Написання стенограм

4. Підготування повідомлень

5. Підготовка запрошень

Особливості документування проведення нарад

У практиці управління часто доводиться стикатися з такими завданнями, вирішення яких неможливе без залучення багатьох спеціалістів, обміну думками та отриманням інформації з проблем, які виникають.

Обговорення таких питань проводиться на конференціях, пленумах, зборах, засіданнях колегіальних органів, нарадах тощо. Вони можуть проводитися періодично чи мати разовий характер.

Проведення зборів, засідань може бути закладене в організаційно-статутній формі установи, організації тощо.

Слово «нарада» визначається тлумачним словником як похідне від слова «радитись», тобто разом з кимось обговорювати що-не-будь. Таким чином, під словом «нарада» розуміємо такий вид управлінської діяльності, коли певна кількість учасників збирається в певному місці в обумовлений час для обговорення і прийняття рішень за раніше поставленими питаннями.

Оскільки у прийнятті колегіальних рішень задіяно багато працівників, такий вид управлінської діяльності дорого коштує й до нього необхідно підготуватися відповідним чином.

До проведенню засідання колегіального органу відбувається велика підготовча робота, в ході якої складається група документів, що супроводжує протокол:

♦ порядок денний,

♦ списки учасників,

♦ доповіді та тези основних доповідей,

♦ довідки з обговорюваних питань,

♦ проекти рішень (або постанов) з кожного питання.

Документування підготовки засідання, зазвичай, полягає передусім у складанні порядку денного, до якого можуть бути включені питання, не передбачені планом, але як такі, що потребують обов'язкового розгляду на засіданні.

До порядку денного рекомендується включати невелику кількість питань, щоб можна було ґрунтовно обговорити їх на засіданні.

Питання порядку денного слід розподіляти в порядку їх важливості так, щоб запрошені на засідання витрачали якомога менше часу в очікуванні розгляду своїх питань.

До порядку денного додають список запрошених на засідання із зазначенням їхньої посади, звання та організації, яку вони представляють.

У великих установах до засідань із найбільш важливих питань складається довідка щодо їх суті, в якій зазначаються причина й мета винесення питання на обговорення.

Винесення питання на обговорення колегіальних органів може бути виконаним не тільки з ініціативи керівника установи, а й з ініціативи окремих структурних підрозділів.

Матеріали засідання подаються, зазвичай, за три-п'ять днів керівникові установи і після їх розгляду разом з повідомленням про засідання надсилаються членам колегіального органу. Попереднє розсилання матеріалів дає можливість вносити зміни в той проект рішення, який уже є, і тим самим прискорює вирішення питань на засіданні.

Перед початком засідання проводиться реєстрація присутніх. При підготовці до великих нарад, конференцій, зустрічей, на яких запланована участь працівників установ, організацій з інших областей, міжнародних організацій, рекомендується передбачати такі моменти:

♦ відпрацювання порядку денного;

♦ визначення кола учасників;

♦ ознайомлення майбутніх учасників з порядком денним;

♦ відпрацювання регламенту наради;

♦ підготовку матеріалів, які будуть розглядатися на нараді:

а) доповіді чи інформаційного повідомлення організатора наради;

б) доповідей майбутніх учасників;

в) інформаційно-довідкових матеріалів, які можуть знадобитись у ході наради;

г) проекту рішення;

♦ організаційне забезпечення наради:

а) реєстрація учасників;

б) розміщення учасників;

в) транспортне забезпечення учасників;

г) харчування учасників;

д) культурно-масові заходи;

ж) інформування учасників з питань, шо їх цікавлять; є) забезпечення учасників канцтоварами;

♦ організаційну роботу секретаріату наради;

♦ технічне забезпечення проведення наради (оснащення приміщення технічними засобами);

♦ документування роботи наради (оформлення документальних матеріалів):

а) складання протоколу (стенограми) підсумкових матеріалів;

б) розмноження підсумкових матеріалів;

в) забезпечення цими матеріалами учасників наради;

♦ проведення анкетування учасників наради:

а) про роботу наради;

б) про рівень організації і проведення наради:

♦ складаня фактичного кошторису проведення наради.

Якщо в підготовці наради бере участь група, має бути розроблено план, затверджений посадовою особою, яка відповідає за нараду.

У відповідному документі зазначається тема, яка обговорюватиметься на нараді, перелічуються теми доповідей, співдоповідей, повідомлень тощо, які пропонуються для обговорення і додаються короткі дані про тих, хто виступатиме: їхні прізвища, імена по батькові (повністю чи скорочено), посада, звання, вчений ступінь.

Уточнюється список осіб, запрошених на нараду, складаються запрошення (повідомлення) на нараду.

Регламент роботи наради повинен передбачати чітку організацію її проведення, порядок питань, що розглядаються, процедурні сторони. Загальна тривалість наради не повинна перевищувати трьох-чотирьох годин на день.

Для заходів, які відбуваються регулярно, регламент виробляється й затверджується один раз. Для неперіодичних заходів регламент встановлюється на початку засідання кожного разу.

Регламент наради може бути приблизно таким:

1) вступне слово — не більше 10 хв.;

2) основна доповідь — до 30 хв.;

3) запитання доповідачу — не більше 2 хв. кожному;

4) співдоповідь, повідомлення — не більше 10 хв.;

5) запитання співдоповідачу — не більше 1 хв. кожному;

6) виступи — 5—7 хв.;

7) відповідь доповідача — не більше 5 хв.;

8) відповіді співдоповідачів — не більше 3 хв. кожному;

9) довідка по ходу наради — не більше 3 хв.;

10) читання проекту рішення — не більше 5 хв.;

11) пропозиції щодо проекту рішення — не більше 3 хв.;

12) підбиття підсумків наради — не більше 10 хв.

Діяльність установ, що працюють на основі колегіальності, регламентується постановами, рішеннями, розпорядженнями. Постанови і рішення приймаються в результаті обговорення на засіданнях колегіальних органів, хід яких фіксується в протоколах.

Документами діяльності колегіальних органів є протоколи, стенограми, повідомлення.

Складання протоколів

Протокол — документ діяльності колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Протокол може укладати офіційна компетентна особа, яка засвідчує той або інший факт (протокол санінспектора, автоінспектора).

У більшості випадків складаються протоколи, змістом яких є об'єктивний опис якоїсь події. Складається протокол, зазвичай, під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографується або записується на плівку, протокол можна складати після їх розшифрування. Оскільки від кваліфікації, вміння розібратися у суті обговорюваних питань особи, яка буде складати протокол, залежить його якість, призначення такої особи є дуже відповідальною справою.

За обсягом фіксованих даних протоколи можна розподілити на три групи:

1. Стислі, у тексті яких записано лише ухвали.

2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де всі виступи записують дослівно.

Складаючи протоколи, рекомендується використовувати такі реквізити:

♦ назву виду документа (протокол). Цей реквізит пишуть посередині рядка;

♦ порядковий номер протоколу (пишеться після слова «протокол»);

♦ порядковий номер засідання колегіального органу протягом року;

♦ назву зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

♦ назву підприємства, організації, де відбулися збори, конференція, засідання, нарада;

♦ дату проведення зборів, конференції, засідання, наради (має відповідати дню їх проведення). Цей реквізит пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому самому рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста). У разі, якщо засідання триває кілька днів, вказується дата його початку і через тире — закінчення. Наприклад: 22 — 26.04.2008 р.;

♦ кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. Порядок заповнення цього реквізиту залежить від кількості присутніх. Якщо кількість учасників не перевищує 10-12 осіб, то можна вказати всіх присутніх. Якщо склад зборів, засідання, наради великий, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

♦ посаду, прізвище, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

♦ порядок денний, тобто питання, що підлягають розгляду на зборах, конференції, засіданні, нараді (питання мають бути сформульовані у називному відмінку). В деяких випадках порядок денний додається до протоколу, про що робиться відповідна позначка;

♦ текст протоколу;

♦ перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

♦ підписи керівників зборів, конференції, засідання, наради (голови і секретаря).

Текст протоколу складають на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання, наради. Він має бути стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але водночас містити інформацію, що всебічно розкриває хід обговорення питання. Поняття «протокольна точність» народжене змістом документа і стилем викладу.

Текст протоколу має складатися з позицій відповідно до пунктів порядку денного.

Текст кожної позиції укладається за формою:

СЛУХАЛИ: ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

Слово «СЛУХАЛИ» пишуть (друкують) великими літерами в одному рядку з цифрою, що позначає питання, після нього ставлять двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача зазначають з нового рядка у родовому відмінку і підкреслюють.

Після прізвища доповідача ставлять тире і пишуть зміст доповіді за формою прямої мови.

Наприклад:

1.СЛУХАЛИ:

Н. М. Красовську — Про створення клубу «Дозвілля».

Якщо наявний текст доповіді, це необхідно вказати («текст доповіді додається»).

Слово «ВИСТУПИЛИ» пишуть (друкують) великими літерами з нового рядка для того, щоб виділити його. Після нього теж ставлять двокрапку.

Нижче нотують питання і відповіді на них. Наприклад:

М. Н. Попов — Які заходи будуть вжиті для ліквідації аварії? Н. І. Сидорчук — До 10 години ранку будуть зібрані всі аварійні бригади.

Так само слово «УХВАЛИЛИ» пишуть через два інтервали після попереднього тексту великими літерами з нового рядка, ставлячи після нього двокрапку.

Якщо в ухвалі містяться різні за характером питання, їх поділяють на групи, які нумерують арабськими цифрами.

У разі обирання посадових осіб у протоколі зазначаються підсумки голосування по кожній з кандидатур окремо.

У ході засідання складається лише чернетка протоколу. В п'ятиденний термін протокол уточнюється, доповнюється, перевіряється за стенограмою і фонозаписом, редагується і оформляється.

Якщо до протоколу буде додаватись стенограма, про це робиться запис після першої частини протоколу:

«Засідання вченої ради стенографувалось. Стенограма додається».

Повністю підготовлений протокол підписується головою і секретарем.

Протоколи формуються у справи разом з документами, створеними в процесі підготовки засідання:

♦ порядок денний,

♦ запрошення,

♦ списки учасників засідання і списки запрошених,

♦ доповіді чи тези виступів,

♦ довідкові матеріали з питань, що обговорювались, проекти рішень і підсумкових документів;

♦ інші документи, що передавались у процесі засідання (все в одному примірнику).

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у вигляді самостійних документів: постанов, рішень, ухвал. В інших випадках роблять витяг з протоколу.

Витяг із протоколу — один із наймасовіших у документуванні. Він надсилається або передається особам чи підприємствам і містить: назву виду документа (витяг з протоколу, засідання, наради), дату, місце складання чи видання (з оригіналу), текст, підписи, позначку про завірення копії.

Написання стенограм

Стенограма — запис промови, доповіді, переговорів, виконаний способом стенографії, що означає «скоропис, скорочене письмо, яке поспіває за мовою». Так писав автор «Толкового словаря» В.І. Даль.

Стенографія — це спосіб швидкого і точного записування за допомогою системи скорочень і умовних знаків. З'явилося слово «стенографія» в 1602 р., коли англієць Джон Уїлліс видав книгу «Мистецтво скоропису, або стенографія».

Застосовувалася стенографія ще в Стародавньому Єгипті. Можливо, вона існувала і раніше, тому що людина завжди бажала писати швидше.

У 1883 р. в Акрополі було знайдено мармурову плиту з висіченими на ній стенографічними знаками, що підтвердило існування стенографії в Давній Греції. На думку вчених, давній стенограф залишив ці записи близько 350 року до н. е.

Багато давньогрецьких філософів володіли стенографією: відомо, наприклад, що промови філософа і вченого Сократа записав стенографічно давньогрецький історик Ксенофонт.

Скоропис був відомий і в Росії. Ще в XV ст. збори народного віча в Новгороді і Пскові записувалися знаками, що «поспівали за мовою». При Петрі І існувала група стенографів, яких називали «компанією писак».

Широке запровадження стенографії в практику управлінського апарату дає змогу в 2-3 рази прискорити підготовку будь-якого документа, дозволить кваліфікованим працівникам зекономити до 20-30 процентів часу, який витрачається ними на рукописне складання документів.

Підготування повідомлень

Повідомлення — це документ, який інформує про якийсь захід (нараду, засідання, збори, конференцію) і пропонує взята у ньому участь.

Оформляється повідомлення або запрошення як лист, адресований організації, установі чи конкретній особі.

Текст повідомлення включає відомості про час, місце, характер заходу, порядок денний, прізвище доповідачів та виконавців, пропозицію взяти участь, прохання підтвердити зустріч, телефони для довідок.

Починається текст повідомлення зверненням (до конкретної особи) або проханням направити представників організації. Структура речень повідомлення — найпростіша. Два-три перших слова одразу ж повинні дати зрозуміти, про що йдеться.

Складаючи повідомлення, слід використовувати прямий порядок слів у реченні.

Грамотний виклад має суттєве значення, адже наявні помилки одразу привертають до себе увагу, і враження від документа значно знижується. Уважна і неупереджена перевірка тексту повідомлення — надійний спосіб позбутися помилок, особливо грубих.

Підготовка запрошень

На відміну від повідомлень, запрошення можуть бути іменні та неіменні.

Іменні запрошення — це офіційні листівки, що вимагають подання документа, який засвідчує особу.

Неіменні запрошення — це офіційні листівки, які слугують вхідною перепусткою на науково-методичну конференцію, урочисті збори, засідання з певного приводу, святкову подію, на вечір зустрічі з ветеранами чи на концерт художньої самодіяльності.

Питання для самоконтролю:

· Які особливості документування проведення нарад?

· Як складаються протоколи?

· Які правила написання стенограм?

· Що таке повідомлення в як його оформити?

· Які є запрошення?