И исправления ошибок в них

Первичные документы, поступающие и бухгалтерию, подлежат обяза­тельной проверке:

- по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение
реквизитов);

- математически (подсчет сумм);

- по содержанию (законность документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обя­зательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом доку­мент налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмот­ренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требо­ваний по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичными доку­ментами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, может быть поручена вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предпри­ятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

- по причинам возникновения (небрежность, бухгалтерская неграмот­ность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.);

- по месту возникновения (в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры);

- по значению локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызы­вающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ор­дера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участника­ми хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

- зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

- надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

- на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных типичных документов и учетных регист­ров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление де­лается на каждом экземпляре в отдельности.

 

Типичные ошибки при работе с документами:

- использование форм первичных документов, созданных на предпри­ятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

- отсутствие в документах не являющихся унифицированными или спе­циализированными обязательных реквизитов;

- отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;

- незаполнение обязательных реквизитов первичных документов;

- наличие подчисток и помарок в документах;

- нарушение правила исправления ошибок в документах;

- исправления в кассовых документах;

- записи простым карандашом;

- отсутствие прочерков в свободных строках;

- отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (чис­ла, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

- арифметические ошибки при таксировке документов.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяй­ственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. После приемки информация с первичного документа переносится в учет­ные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исклю­чающая возможность ее повторного использования.