СПОНСОРСКИЙ ПАКЕТ.
Спонсорский пакет представляет собой презентационно оформленный набор юридических, творческих, программных, финансовых документов, демонстрирующих эффект спонсируемого мероприятия, и включает следующие компоненты:
1. Литературное описание проекта (акции). Составляется в форме популярной статьи с выделением наиболее значимых для спонсора деталей. Определяется значение проекта для страны, региона, города, целевых групп. Намечает направления рекламы и ПР для проекта и спонсора.
2. Программное описание проекта. Включает место проведения, сценарий проекта, повременную программу; перечисляются авторы, организаторы и участники акции.
3. Поддержка проекта. Указываются наименования и доказательства поддержки государственных структур, престижных учреждений науки, культуры.
4. Бюджет проекта. Оценивается максимальная и минимальная стоимость проекта, указывается часть расходов организаторов.
5. Спонсорские градации. Титульный сбор (100% стоимости проект, название организации0спонсора включается в название проекта), генеральный спонсор (50%), официальный спонсор (25%), спонсор- участник (до 10%).
6. Спонсорская реклама и ПР. подробная часть спонсорского пакета включает официальную часть: объявление названия компании на акциях и презентациях, выступления первых лиц, логотип и название компании- спонсора на полиграфической, сувенирной продукции. Особый раздел – СМИ – важнейший инструмент спонсоринга. Прилагаются медиапланы, информация о теле, радиопередачах.
7. Прогноз спонсорского эффекта. Включает расчет прямого воздействия рекламы (участники, зрители – целевая группа), аудиторию СМИ (телевидения, радио, газет), количество людей.
ПИСЬМО-ЗАПРОС
Письмо-запрос должно быть кратким и в то же время объяснять, почему организация обратилась именно к этому спонсору; четко обосновывать необходимость данного проекта и суть проблемы; характеризовать деятельность.
Заявка представляет собой более формальный по сравнению с письмом-
запросом документ.
План универсальной заявки, требуемый организациями-спонсорами:
Титульный лист, который должен запоминаться.
Краткая аннотация содержит ясное и краткое описание сути заявки, занимает полстраницы, максимум – страницу. Включает по одному -два предложения, отвечающие на вопросы:
Кто будет выполнять проект? Почему и кому нуден этот проект? Что получиться в результате? Сколько потребуется денег?
Введение содержит сведения об организации-заявителе, объясняет,
почему заявители наилучшим образом выполнят задачи проекта.
Постановка проблемы описывает, почему возникла необходимость в выполнении проекта и как поставленная проблема соотносится с целями и задачами организации-заявителя.
Цели и задачи. Цель – во имя чего предпринимается проект. Задачи – конкретный эффект, достигнуть которого требуется в ходе выполнения проекта.
Методы. Указываются мероприятия, которые необходимо провести для достижения намеченных результатов и для решения поставленных задач.
Оценка и отчетность. Описывает, как предполагается оценить эффективность проекта, контролировать процесс его выполнения, в какой форме будет предоставлена отчетность о проделанной работе и затраченных средствах.
Дальнейшее финансирование. Каким образом, за счет каких ресурсов заявитель надеется сохранить и расширить достижения данного проекта, убеждает спонсора в том, что после израсходования его средств найдутся ресурсы для поддержания данной инициативы.
Бюджет. Раздел содержит список всех ресурсов, необходимых для проведения планируемых мероприятий, отвечает на вопросы: сколько денег требуется от спонсора? Из каких источников будут получены все остальные требующиеся для выполнения проекта ресурсы?
Приложения включают дополнительные материалы, поясняющие
содержание заявки.