Вопросы и задания для самопроверки
1. Перечислите основные признаки управленческого решения.
2. По каким критериям классифицируются управленческие решения?
3. Какие виды решений, принимаемых в органах ГПС, вы знаете?
4. Назовите основные требования, предъявляемые к решениям органов ГПС.
5. Проанализируйте основные этапы работы по подготовке и принятию решений.
6. Разработайте проект приказа начальника управления ГПС о поощрении сотрудников ГПС, отличившихся при работе на пожаре.
Тема 4.2. Организация планирования в органах ГПС
Основное содержание темы.
1. Общие сведения о планировании
1.1. Основные понятия и определения
Сущность планирования деятельности органов ГПС состоит в определении на основе достижений науки и практики, прогноза, анализа оперативной обстановки, имеющихся сил и средств, результатов деятельности органа, основных направлений и конкретных задач на планируемый период.
Управленческая функция – планирование, определяет перспективу развития и будущего состояния, как объекта, так и субъекта управления.
Значение планирования деятельности органов ГПС и их подразделений заключается в следующем.
- придает деятельности органов ГПС целенаправленный характер,
- позволяет сосредоточить основные усилия на решении наиболее важных проблем,
- способствует своевременному их решению.
Результатом планирования является план.
План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной степени), сроки, ответственных исполнителей, выделенные ими ресурсы. Под ресурсами следует понимать личный состав, орудия и предметы труда, денежные средства и т.п.
Неэффективность планирования возникает в следствии того, что:
- планы не базируются на расчетах материально-ресурсного обеспечения планируемых мероприятий;
- мероприятия для включения в план отбираются и включаются по формальным признакам, в силу чего состоят из набора ежегодно повторяющихся мероприятий, не носящих новизны, комплексности, из мероприятий являющихся по сути функциональными обязанностями служб и подразделений, отдельных сотрудников;
- планы базируются на достаточно примитивной информационно-аналитической базе;
- разработка плана основных организационных мероприятий и его реализация не рассматривается как единый процесс;
Основными направлениями устранения причин, способствующих неэффективному планированию являются нормативно-правовое, организационное упорядочение системы планирования и совершенствование методики разработки планов.
1.2. Классификация планов
Все множество составляемых в органах и подразделениях планов можно классифицировать по срокам планируемого периода и по значению.
По срокам различаются:
- перспективные (пятилетние),
- текущие (годовые, полугодовые, квартальные планы, месячные).
По значению можно выделить:
- общие (текущие);
- специальные, которые в свою очередь могут подразделяться на типовые (многократного использования), разовые (разового использования);
- оперативные;
- организационно-тактические;
- стратегические;
- личные планы (личное планирование предусмотрено нормативными актами, регулирующими деятельность отдельных служб (например, инспекторов ГПН)).
Общие (текущие) планы являются основным видом планов, так как они разрабатываются всеми без исключения органами и подразделениями.
1. Планы основных организационных мероприятий МЧС России, РЦ, ГУ МЧС России по субъекту РФ разрабатываемые на 1 год, и аналогичные планы, разрабатываемые начальниками УГПН, ОГПН.
2. Планы работы ГУ, РЦ МЧС России, разрабатываемые на 6 месяцев, а в их структурных подразделениях: УГПН, УОР, УГЗ - на 1 квартал.
Специальные планы представляют собой планы мероприятий по отдельным направлениям деятельности органов (подразделений), по решению отдельных (частных) задач. Среди них можно выделить планы многократного (типовые) и разового использования (разовые).
К типовым планам относятся:
1. Планы мероприятий по обеспечению пожарной безопасности при проведении массовых мероприятий.
2. Планы, разрабатываемые на случай возникновения чрезвычайных происшествий и стихийных бедствий
3. Оперативные планы тушения пожаров и др.
К планам разового использования могут быть отнесены:
1. Комплексных планы по профилактике пожаров на объектах различного назначения (жилой сектор, объекты сельскохозяйственного производства и т.п.).
2. Планы координации совместных мероприятий органов ГПС регионов.
3. Планы служебных командировок работников центрального аппарата МЧС России и аппаратов РЦ, ГУ МЧС России, разрабатываемые штабами на квартал.
4. Планы научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, разрабатываемые научно-исследовательскими учреждениями МЧС России на 5 лет.
6. Комплексные целевые и региональные планы (программы), которые могут составляться в МЧС России.
Личные планы работы – это планы работы отдельных сотрудников.
К их числу можно отнести:
- индивидуальные планы работы преподавания – на год;
- планы индивидуально-воспитательной работы и подчиненным (для руководителей) – на парту;
- план-график работы инспекторского состава.
Оперативные планы – это оперативные планы действий органов и управлений подразделений при чрезвычайных ситуациях и чрезвычайных пришествиях, составляемые в соответствии с ориентированием ежемесячных нормативных актов МЧС России.
К числу таких планов можно отнести:
1. Планы действий при чрезвычайных обстоятельствах МЧС России, УГПС, отрядах ГПС – на год.
2. Оперативные планы пожаротушения – на год.
Специализированные планы – это планы проведения специальных операций.
К числу их можно отнести:
- планы проведения операций «Урожай», «Дети», «Елка» и др.
Организационно-тактические планы – это годовые, полугодовые, квартальные и месячные планы работы органа управления или подразделения. А также планы проведения занятий с личным составом (методические планы, тематические планы, расписание занятий в системе профессиональной подготовки).
Стратегические планы – планы включающие в себя комплексные целевые программы.
Организация планирования, основные требования к содержанию и структуре планов.
2. Организация планирования, основные требования к содержанию и структуре планов.
Планы органов ГПС и их подразделений способны выполнить функцию средств организации деятельности по решению стоящих задач лишь в случае соответствия их определенным требованиям: научная обоснованность, законность, непротиворечивость, преемственность, реальность , а также, стабильность и напряженность планов.
Планируемые мероприятия должны соответствовать объективно складывающейся обстановке с учетом прогноза ее развития, требований законодательных и иных нормативных правовых актов, касающихся задач и функций органов ГПС, быть реально выполнимыми и обеспеченными финансовыми, материально-техническими и кадровыми ресурсами.
Преемственность означает, что план на очередной период должен исходить из результатов предыдущего плана и иных, ранее принятых решений, включать в себя незавершенный или перенесенные по срокам исполнения мероприятия.
Конкретность. Мероприятия планов должны иметь ясную, четкую формулировку, предусматривать конкретные сроки выполнения (месяц) и ответственных исполнителей.
Стабильность планов. Под стабильностью планов понимается устойчивость и постоянство намеченных мер.
Корректировка плана должна осуществляться лишь при наличии серьезных изменений в оперативной обстановке или прямых на этот счет предложений.
Требование стабильности предполагает минимизацию числа дополнительных планов, разрабатываемых после принятия текущего плана работы органа ГПС.
Направленность планов. Планирование призвано обеспечить наиболее эффективное использование сил и средств органов ГПС.
Напряженность. Напряженность планов обеспечивается определением оптимального объема работы органа, всесторонним учетом имеющихся сил, средств и времени.
В литературе, помимо перечисленных, называют и другие требования, предъявляемые к планам: актуальность, объективность, комплексность, своевременность, реальность, непротиворечивость, законность
При рассмотрении требований, предъявляемых к планированию, следует подчеркнуть, что в данной лекции будут рассмотрены основные требования, без выполнения которых процесс планирования теряет смысл. К таким требованиям относятся: реальность, целеустремленность и конкретность.
Реальность – одно из главных требований к планированию. Оно обеспечивается всесторонним и глубоким анализом гражданской обороны, РСЧС на соответствующем уровне, правильной оценкой обстановки, которая может сложиться на той или иной территории, в отрасли, организации, а также тщательными расчетами и строгим учетом людских и материальных ресурсов, специфики местных условий, наличия времени, необходимого для решения поставленных задач. Реальность планирования в значительной степени будет зависеть от того, насколько согласованы намеченные к осуществлению мероприятия ГО и РСЧС с мероприятиями военного командования, с планами работы отраслей и организаций, а также с планами социально-экономического развития соответствующих территорий.
Целеустремленность планирования заключается в умении выделить главные задачи, определить особо важные мероприятия, на решение которых должны быть сосредоточены основные усилия органов управления ГО и РСЧС. При этом, особое внимание обращается на решение вопросов, связанных с обеспечением готовности органов управления ГОЧС, надежности защиты населения, устойчивости работы систем оповещения и связи, а также создания группировки сил для проведения аварийно-спасательных и других неотложных работ.
Говоря о целеустремленности, следует отметить, что такое «цели» вообще. Условно их можно разделить на три вида: «цели», «задачи» и «задания».
Под «целями» понимаются такие конечные результаты, которые считаются недостижимыми, но к которым возможно приближение в рамках планируемого периода (или за его пределами).
«Задачи» - это результаты, которые не предполагается достичь в рамках планируемого периода, но к которым рассчитывают приблизиться в рамках этого периода.
Под «заданиями» следует понимать результаты, которые предполагается получить в пределах планового периода. Таким образом, «задания» можно рассматривать как средства решения «задач», а «задачи» - как средства приближения к «целям». В литературе можно встретить и другие названия целей, но они не меняют их общей сути.
Конкретность планирования предполагает конкретность названия, объемов содержания всех планируемых мероприятий и действий, их согласованность между собой по целям, месту, времени и составу сил, а также по способу выполнения. В планах должна быть определена конкретная ответственность за выполнение мероприятий и осуществление контроля за их выполнением.
Организация процесса планирования мероприятий РСЧС и ГО
Как уже отмечалось выше, все основные планирующие документы по выполнению мероприятий РСЧС и ГО разрабатываются органами управления по делам ГОЧС под руководством руководителей органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления - начальников гражданской обороны на соответствующей территории, который несет полную ответственность за организацию и состояние РСЧС и ГО, а также постоянную готовность сил и средств.
Разработку всех планирующих документов условно можно разделить на три этапа:
1. Организационно-подготовительный.
2. Практическая разработка и оформление документов.
3. Согласование, рассмотрение, доработка и утверждение документа.
На первом этапе осуществляется:
- определение состава исполнителей;
- составление календарного плана работы органа управления по разработке планирующих документов;
- изучение руководящих документов, указаний старших начальников, соответствующих положений уставов, руководств и наставлений и других пособий и материалов;
- сбор, обобщение, изучение и оценка исходных данных, необходимых для разработки документов, в том числе при разработке плана ГО:
а) перечни объектов экономики, продолжающих работу в категорированных городах, прекращающих и переносящих свою деятельность в загородную зону в военное время;
б) данные по защите населения (о защитных сооружениях, о численности укрываемых и т.д.);
в) расчеты численности населения, подлежащего рассредоточению и эвакуации по группам;
г) данные по обеспеченности населения средствами индивидуальной защиты;
д) данные о силах ГО;
- определение общего объема работ по разработке планов, распределение обязанностей по отработке документов планов и назначение ответственных исполнителей с указанием документов.
К работе над планирующими документами РСЧС и ГО кроме должностных лиц органов управления по делам ГОЧС привлекаются:
- должностные лица комиссии по чрезвычайным ситуациям (КЧС);
- должностные лица эвакокомиссии и комиссии по повышению устойчивости функционирования объектов экономики;
- руководители и должностные лица служб ГО;
- другие должностные лица администрации субъектов Российской Федерации;
- другие лица по необходимости.
На втором этапе осуществляется практическая разработка и оформление плана, определяется содержание разделов плана; проводится необходимое предварительное согласование между структурными подразделениями органа управления по делам ГОЧС и службами ГО, с органами управления по делам ГОЧС соседних субъектов Российской Федерации; уточняются вопросы взаимодействия с органами управления, совместно с которыми планируется проведение мероприятий; принимаются дополнительные решения по отдельным вопросам и доводятся до исполнителей.
На третьем этапе после отработки окончательно согласовывается содержание всех документов плана и порядок проведения запланированных мероприятий РСЧС и ГО, при необходимости дорабатываются отдельные вопросы, и план представляется на утверждение в установленном порядке.
Заканчивая рассмотрение основных требований, предъявляемых к планированию, следует отметить, что все они неразрывно связаны друг с другом и невыполнение хотя бы одного из этих требований приведет к тому, что запланированные мероприятия не будут выполнены.
3. Виды планов, разрабатываемых в системе ГПС МЧС России на различных уровнях управления (ГУГПС МЧС России , УГПН, ОГПН, ПЧ, караул ПЧ)
1. План основных организационных мероприятий МЧС России(с приложением перечня разрабатываемых нормативно-правовых актов, графиков инспектирования, контрольных проверок, комплексных выездов, совещаний, семинаров, конкурсов, выставок), разрабатываемых на год.
2. План работы коллегии МЧС России на полугодие.
3. План командировок сотрудников на квартал.
4. План проведения документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности подразделений системы МЧС России на год.
5. План капитального строительства объектов МЧС России и план капитального и текущего ремонта объектов центрального аппарата МЧС России на год.
6. План научно-методического обеспечения основных направлений деятельности МЧС России.
7. План научно-технического обеспечения основных направлений деятельности МЧС России.
8. Планы научно-исследовательской работы, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ на год.
9. Сводный тематический план выпуска научной учебной и учебно-методической литературы и план выпуска литературы с грифом (разрешение на издание) на год.
10. Планы по выполнению решений и реализации концепции федеральных органов государственной власти, федеральных (региональных) целевых программ, обеспечению пожарной безопасности при проведении общественно-политических, спортивных и иных массовых мероприятий федерального значения или предусматривающих комплексное участие ряда подразделений в решении отдельных задач оперативно-служебной или производственно-хозяйственной деятельности в соответствии с предписаниями федеральных органов государственной власти, законодательными и иными нормативными правовыми актами МЧС России
3.1. Методика подготовки планов основных организационных мероприятий (текущее планирование)
Процесс планирования может быть представлен как состоящий из двух периодов: подготовительного и основного.
Подготовительный период начинается со сбора, систематизации, обработки и анализа информации, необходимой для разработки плана. Здесь анализируются различные данные, характеризующие оперативную обстановку и ее тенденции, имеющиеся силы и средства, результаты выполнения предыдущего плана.
На основе анализа указанной и иной информации определяются основные конкретные направления деятельности органов на планируемый период. Важно правильно определить действительно главные задачи данного органа и именно на данный (планируемый) период. Результаты анализа отражаются в специальном документе - аналитической справке.
Начальник подразделения на оперативном совещании руководителей служб и подразделений ставит им задачу на разработку предложений в план основных организационных мероприятий подразделения.
Основной период начинается с разработки службами предложений для включения в план работы подразделения.
На основе данных анализа, с учетом конкретных задач и реальных возможностей каждой службы органа, руководители служб (подразделений) с участием работников своих подразделений готовят предложения в план работы подразделения.
Сотрудники штаба подразделения согласовывают сроки выполнения различных мероприятий с учетом важности выполнения одних из них для реализации других, а также с учетом обеспечения ритмичности работы органа. При необходимости они вносят коррективы в предложения и оформляют проект плана. Окончательное оформление и утверждение плана начальником подразделения должно быть завершено за 10 дней до начала планируемого периода.
Методы планирования
Самым простейшим методом планирования является табличное планирование. Суть его заключается в определении очередности выполнения мероприятий, определения сроков их проведения.
1. Табличное планирование.
| № п/п | Содержание мероприятий (работ) | Дата начала | Дата окончания | Отметка о выполнении |
Логическим развитием и усовершенствованием табличного планирования является линейно-графическое планирование, основанное на построении линейных графиков. В этих графиках, помимо сроков начала и окончания мероприятий (работ), получают графическое представление об их продолжительности, они изображаются путем ленточно-диаграмного заполнения календарных сеток. Календарные сетки в линейном графике могут быть детализированы по дням, неделям, месяцам, декадам, кварталам.
2. Линейно-графическое планирование.
| № п/п | Содержание мероприятий (работ) | Месяцы, недели | Отметка о выполнении | |||||
| I | II | III | ||||||
 1
| ||||||||
 2
| ||||||||
 3
|
В основе линейно-графического метода лежит воспроизведение продолжительности намечаемых работ посредством отрезков прямых линий с соблюдением масштаба времени. Это обуславливает наглядность линейно-графических построений, их очевидную простоту и определило широкое распространение линейных графиков при составлении планов, требующих увязки совокупности планируемых мероприятий (работ).
На многие вопросы, связанные с планированием последовательности выполнения мероприятий (работ), с определением наиболее напряженных или наименее напряженных звеньев плана, линейный график ответа не дает. Особенно при планировании обширных программ мероприятий (работ), ибо его основное предназначение – в наглядном воспроизведении продолжительности работ в календаре.
Сетевой метод планирования позволяет планировать работу, не как простую совокупную, а как единое взаимосвязанное целое, логически развивающееся во времени. Для такого планирования применяются сетевые графики. В их основе лежит не наглядное воспроизведение продолжительности работ, как это делается в линейном графике, а моделирование взаимосвязей работ, посредством специальной графической композиции, называемой сетевым графиком, сетевой моделью или просто сетью.
Сетевая модель состоит из двух абстрагированных элементов. Один их них называется событием, другой - связью между событиями. Под событием понимается начало выполнения или момент окончания какой-либо операции, и оно не имеет продолжительности. На сетевой модели событие обычно изображается кружком или любой другой геометрической фигурой.
Связь изображается стрелкой, выполненной без масштаба во времени. Она обозначает некоторое действие или некоторую операцию, в результате которых осуществляется переход от одного события к другому.
3.Сетевой график.
 |
Требования к оформлению плана
Форма планов, как правило, табличная. Графами таблицы являются: наименования (содержание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса; исполнитель; срок исполнения; примечание или отметка об исполнении.
Планы работы органов ГПС оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование органа, название вида допуска, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
Планы оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений – разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данного органа.
3.3. Требования к структуре плана работы органа ГПС
Примерная структура плана работы органа ГПС включает разделы:
¨ Вводная часть.
¨ Основные организационные мероприятия, совершенствования управленческой деятельности.
¨ Совершенствование надзорно-профилактической деятельности.
¨ Совершенствование служебной и оперативно-тактической деятельности.
¨ Совершенствование профессиональной подготовки и личного состава.
¨ Организация работы с кадрами.
¨ Организация охраны труда личного состава.
¨ Укрепление финансового и материально-технического обеспечения.
¨ Дополнительные мероприятия (в данном разделе включаются дополнительно в утверждаемые в планируемом периоде мероприятия в целях создания последовательной индивидуальной нумерации пунктов плана для их автоматизационного учета контроля).
Приложения к плану:
- график инспектирования, контрольных проверок и комплексных выездов (для УГПС);
- график целевых выездов (для УГПС, отрядов ГПС);
- график проведения совещаний, семинаров, конкурсов и т.д.
- перечень разрабатываемых органом ГПС нормативно-правовых актов (УГПС, отряд ГПС).
3.4. Методика подготовки специальных планов в органах ГПС
В отличие от общих планов специальные планы направлены на выполнение отдельных возникающих (или предполагаемых) задач.
Планы разового использования содержат перечни мероприятий, направленных на решение конкретной части задачи, возникшей перед органом или подразделением (план мероприятий по проведению отдельной операции, по усилению в дни подготовки и проведения государственных праздников и т.п.).
Типовые планы - планы многократного использования, разрабатываемые на случай возникновения чрезвычайных обстоятельств (оперативные планы), а также для решения периодически возникающих однотипных задач (планы пожаротушения и обеспечения пожарной безопасности при проведении спортивно-массовых мероприятий), действуют или вводятся в действие каждый раз при возникновении соответствующих ситуаций. Все специальные планы подлежат утверждению руководителем органа или подразделения.
4. Организация контроля за выполнением планируемых мероприятии.
Организация полной, точной и своевременной реализации планов возлагается на соответствующего руководителя органа ГПС, подразделения или учреждения, которые осуществляют их исполнение через штабные или организационно-методические подразделения либо через сотрудников, которым это поручено. В этих целях он:
1. Проводит оперативные совещания.
2. Организует инструктажи и обучение подчиненных, формулирует задания исполнителям.
3. Создает необходимые условия для работы исполнителя, обеспечения контроля за ходом выполнения плановых мероприятий, в том числе с использованием средств вычислительной техники.
4. Определяет время, порядок, формы контроля и информирования об исполнении планов.
О выполнении планового мероприятия ответственный исполнитель готовит обобщенные итоговые документы (рапорт, справка), содержание которых должно отражать сведения о конкретно осуществленной работе и результатах (с указанием подготовленных документов, их регистрационных (учетных, исходящих) реквизитов, номеров и протоколов оперативных совещаний). В рапорте (справке) должен быть вывод о признании мероприятия выполненным и подлежащим снятию с контроля. Обобщенные документы докладываются руководителю (или исполняющему его обязанности), утвердившему соответствующий п.п., который в случае согласия пишет на документе резолюцию: «Согласно снять пункт № ... плана с контроля», после его данный рапорт (справа) передается в штабное или организационно методическое подразделен, либо сотрудникам, которым поручена эта работа, для снятия мероприятия с контроля. В случае признания мероприятия невыполненным или частично выполненным руководитель (лицо, исполняющее его обязанности) пишет на документе следующую резолюцию «Пункт № ... плана не выполнен (частично выполнен), продлить срок исполнения до ... (число, месяц)», заместитель руководителя, на которого возложен контроль за выполнением планового мероприятия, пишет резолюцию «Пункт № ... плана не выполнен (частично выполнен), ходатайствую о продлении срока исполнения до ... (число, месяц)», после чего данный рапорт (справка) докладывается для принятия решения руководителю (лицу, исполняющему его обязанности), утвердившему план.
После принятия решения о продлении срока исполнения мероприятия рапорт (справка) передается в штабное или организационно-методическое подразделение для продления контроля.
Штабные или организационно-методические подразделения, сотрудники, которым поручена эта работа, осуществляют периодически анализ (месячный, квартальный) состояния выполнения плана, результаты которого докладываются начальнику органа внутренних дел.
За невыполнение планового мероприятия виновные лица в установленном порядке привлекаются к ответственности.