Обчислення підсумків у Excel
Одним із засобів обробки та аналізу бази даних у підбитті різних підсумків є обчислення підсумків.
Обчислення підсумків дозволяє обчислити загальний підсумок, а також одержати підсумкові дані в розрізі деякого обраного поля.
Проміжні підсумки розраховують для попередньо сформованих груп записів, у яких значення певного поля повторюються. Такими підсумками можуть бути сума, певна кількість значень, мінімальне та максимальне значення тощо.
Перед виконанням цієї операції необхідно сформувати групи записів. Для цього базу даних потрібно відсортувати за значеннями поля, які повторюються.
Розгляд даного питання почнемо з прикладу.
Приклад 1. Нехай задано таблицю, що містить інформацію про поточні оцінки студентів з дисциплін (див. рис.1). При обробці даних за допомогою Microsoft Excel можна впорядкувати дані за якомось критерієм, наприклад, за місяцем, а потім обчислити деякі підсумкові дані в таблиці в розрізі обраного поля (місяця).
Рисунок 1 - Інформація про вивчений матеріал
При цьому дані будуть згруповані за сезонами і буде визначено середню оцінку вивченого матеріалу.
У Microsoft Excel для автоматичного обчислення підсумкових даних використовується команда Итогименю Данные.Перед виконанням цієї команди дані повинні бути представлені у вигляді списку. Після цього з'являється вікно Промежуточные итоги (рис. 2), в якому необхідно задати параметри обчислення підсумків.
Рисунок 2 - Обчислення підсумків
Перемикач Заменить текущие итоги використовується, якщо необхідно змінити підсумкову функцію при повторному виклику команди Итоги. Якщо необхідно, щоб відображалися декілька підсумкових значень (наприклад, середня оцінка з дисциплін), при повторному виклику команди Итогиперемикач поставити в поліЗаменить текущие итоги необхідно відключити.
В інших полях вікна задається, в розрізі якого поля будують підсумки (перед цим по цьому полю необхідно зробити сортування) – поле При каждом изменении в, потрібна підсумкова операція – поле Операция; а також перемикачами встановлюється, над даними яких полів таблиці ця операція буде виконуватися, поле Добавить итоги по.
Кнопка Убрать всепризначена для вимкнення всіх підсумків.
Як операцій можуть бути: сумма, количество, среднее, максимум, минимум, произведение, количество чисел, смещенное отклонения, несмещенное отклонение, смещенная дисперсия, несмещенная дисперсия.
Після натискання ОК, утворюється підсумкова таблиця (рис. 10.3).
У лівій частині вікна з'являється додаткове поле, в якому можна здійснювати перехід між рівнями підсумків. Використовуючи кнопки + та –, можна відобразити/сховати дані певної групи. За допомогою кнопки 1 відображаються загальні підсумки по всіх групах. За допомогою кнопки 2 відображаються підсумки по кожній групі окремо. Кнопка 3 відображає всі дані разом із підсумками. Якщо підсумкових розрахунків більше, то і відповідних кнопок більше. Кожна наступна кнопка додає відображення відповідного рівня підсумків.
Рисунок 3 - Результати обчислення підсумків
Отже, обчислення підсумків допомагає упорядковувати список шляхом групування записів із виведенням проміжних результатів, середніх значень та іншої допоміжної інформації. Дана команда дозволяє виводити підсумкову суму у верхній або нижній частині списку і полегшує підсумовування числових стовпців. Список відображається у вигляді структури, що дозволяє згортати і розгортати окремі розділи