Основные понятия

Кубанский социально-экономический институт

 

 

А. Н. Афанасенко, М. И. Ленкова

 

 

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

 

Методическое пособие для студентов всех форм обучения направления 080200.62 Менеджмент

Профиль подготовки «Управление человеческими ресурсами»

 

Краснодар 2015

Кадровое делопроизводство. А. Н. Афанасенко, М. И. Ленкова.

 

 

В пособии рассматриваются современные требования к оформлению документов и организации всего документооборота в организациях, классификация систем документации, нормативно-методическая база делопроизводства. Также рассмотрены основные понятия и терминология, в пособии много практических примеров для более успешного освоения дисциплины. Подробно рассматривается движение документов и контроль за ихисполнением.

Пособие предназначено для студентов, преподавателей, а также может использоваться практическими работниками сферы управления.

 

Печатается по решению научно-методического и редакционно-издательского советов КСЭИ, протокол № 5 от 26.02.2013 г.

 

Основные понятия

Кадровое делопроизводство - это совокупность работ, обеспечивающая документирование трудовых правоотношений и организацию работы с кадровой документацией.

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документы поличному составу» подразумевается широкий круг документов, содержащих сведения о работниках и их трудовой деятельности во время работы в организации.

К документам по личному составу относятся следующие группы документов:

- все приказы по личному составу (о приеме, переводе, отпуске, командировке, поощрении, дисциплинарных взысканиях, изменении персональных данных, прекращении трудового договора и пр.);

- заявления работников, акты, протоколы, докладные и служебные записки;

- трудовые договоры и трудовые книжки;

- личные дела и личные карточки работников;

- штатное расписание и табели учета рабочего времени;

- лицевые счета по заработной плате.

К оформлению и хранению кадровой документации законодательством предъявляются особые требования, так как в ней фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, социальное страхование, пенсионное обеспечение и многое другое.

Неграмотно оформленный документ может ущемить права работника, лишить его льготной пенсии или уменьшить ее размер. Отсутствие профессионализма у кадровика может поставить работодателя в проигрышную ситуацию при возникновении конфликта с недобросовестным работником. Можно сказать, что от того, как оформлен документ, зависит дальнейшая судьба работника.

Работа по ведению кадрового делопроизводства требует определенных знаний и опыта. В Едином Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих четко определено, что должен знать работник, отвечающий за кадровое делопроизводство:

- методические материалы по ведению документации по учету и движению кадров;

- основы трудового законодательства;

- структуру и штаты организации;

- порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников;

- порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих;

- порядок определения страхового трудового стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий;

- порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

- порядок ведения банка данных о персонале предприятия;

- основы делопроизводства;

- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

- правила и нормы охраны труда.

Кадровая документация, разрабатываемая, хранимая или обрабатываемая, представляет собой стандартизированные текстовые или унифицированные формы на бумажном носителе или электронные файлы.

1. Процессы разработки и хранения кадровой документации не могут происходить хаотично, они требуют управления.

2. Оперативность подразумевает быстрое оформление документа и обеспечение доступа к требуемой документации в максимально короткие сроки по первому требованию.

3. Надежность хранения документов подразумевает гарантированную сохранность документа в течение всего срока хранения и гарантированную сохранность персональных данных работника.