Система документооборота учета основных средств
Для выполнения задач по учету основных средств на предприятии должна быть разработана рациональная система документооборота в соответствии с утвержденным в ней графиком, определены лица, ответственные за сохранность и перемещение объектов основных средств. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, составленными по формам, утв. постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»[41].
В случае необходимости, когда бывает недостаточно показателей, которые содержат бланки унифицированных форм, организации могут дополнять (расширять) эти формы по своему усмотрению, соблюдая Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20[42].
Формы № ОС-1, ОС-1а, ОС-1б используются для оформления и бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств: поступивших посредством приобретения за плату; строительства подрядным или хозяйственным способом; получения от других организаций в безвозмездное пользование; внесения в качестве вкладов в уставный (складочный) капитал; получения в хозяйственное ведение (оперативное управление); получения в аренду (по договору финансовой аренды); поступления по акту дарения, а также для оформления операций, связанных с объектами основных средств, внесенными участниками договора простого товарищества (договора о совместной деятельности).
Эти же формы применяются и в том случае, когда организация продает основное средство, передает его по договору мены или в доверительное управление.
| Номер унифицированной формы | Наименование формы |
| ОС-1 | Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) |
| ОС-1а | Акт о приеме-передаче здания (сооружения) |
| ОС-1б | Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) |
| ОС-2 | Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств |
| ОС-3 | Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств |
| ОС-4 | Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) |
| ОС-4а | Акт о списании автотранспортных средств |
| ОС-4б | Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) |
| ОС-6 | Инвентарная карточка учета основных средств |
| ОС-6а | Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств |
| ОС-6б | Инвентарная книга учета объектов основных средств |
| ОС-14 | Акт о приеме (поступлении) оборудования |
| ОС-15 | Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж |
| ОС-16 | Акт о выявленных дефектах оборудования |
В формах учетных документов предусмотрено заполнение кода ОКОФ. Все основные средства в Общероссийском классификаторе основных фондов (ОКОФ), утв. постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 359, разработаны для перехода на принятую в международной практике систему учета и статистики и группируются в основном по их назначению или по производимой продукции и услугам. Коды ОКОФ также используются при отнесении амортизируемого имущества к соответствующим группам в целях применения гл. 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ.
Формы первичной учетной документации построены с учетом наличия реквизитов, необходимых для получения информации для целей бухгалтерского учета, а также показателей, необходимых для целей налогообложения.
Учет основных средств по объектам ведется бухгалтерской службой с использованием инвентарных карточек учета основных средств (формы № ОС-6, ОС-6а, ОС-6б). Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект.
Если в организации имеется небольшое количество объектов основных средств, пообъектный учет можно осуществлять в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об объектах основных средствах по их видам и местам нахождения.
Заполнение инвентарной карточки производится на основе акта о приеме-передаче объекта основных средств (формы № ОС-1, ОС-1а, ОС-1б), технических паспортов и других документов на приобретение, сооружение, перемещение и выбытие инвентарного объекта основных средств. В инвентарной карточке должны быть приведены: основные данные об объекте основных средств, сроке его полезного использования; о способе начисления амортизации либо, если имеет место неначисление амортизации, отметка об этом, а также указываются индивидуальные особенности объекта.
Перемещение объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другое оформляется формой № ОС-2, данные о таких перемещениях вносятся в инвентарную карточку учета объектов основных средств.
Для приемки объектов основных средств после восстановительных работ используется форма № ОС-3, в которой отражаются характеристики объекта основных средств в момент его передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию и затраты на произведенный ремонт (модернизацию, реконструкцию) объекта. Информация о ремонте, реконструкции, модернизации также вносится в форму № ОС-6.
Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.
Для оформления выбытия объектов основных средств вследствие их негодности и невозможности к дальнейшему использованию, морального и физического износа, ликвидации объектов при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях используются формы № ОС-4, ОС-4а, ОС-4б.
Для определения целесообразности или непригодности объектов основных средств к дальнейшему использованию, невозможности или неэффективности их восстановления, а также для оформления необходимой документации на списание указанных объектов (если наличие основных средств является существенным) в организации приказом ее руководителя может быть создана постоянно действующая комиссия, в состав которой входят соответствующие должностные лица (в т.ч. главный бухгалтер и материально ответственные лица). Такая комиссия занимается непосредственным осмотром объектов, подлежащих списанию, устанавливает причины, обусловившие необходимость их списания (физический и моральный износ, преждевременное выбытие вследствие нарушения нормальных условий эксплуатации или аварии и др.), выявляет лиц, по вине которых произошло преждевременное выбытие основных средств из эксплуатации, вносит предложения о привлечении этих лиц к установленной законодательством ответственности, а также определяет возможности использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта и проводит их оценку, кроме того, осуществляет контроль за изъятием из списываемых основных средств драгоценных металлов, определяет их количество и вес.