Ввод данных посредством формы и формирование запросов на выборку
Цель работы: Освоить разработку пользовательской формы ввода данных в однотабличную базу данных, а также формировать запросы для поиска и отбора данных в среде Microsoft Access.
Задачи работы:
1. Уметь разрабатывать пользовательские формы ввода данных в однотабличную базу данных в среде Microsoft Access;
2. Научиться формировать запросы для поиска и отбора данных.
3. Создавать отчеты для вывода данных.
Обеспечивающие средства: учебная база данных; персональный компьютер; текстовый редактор Microsoft Word; СУБД Microsoft Access.
Задание:
1. С помощью Мастера формсоздайте форму Список товара «Автокосметика» (тип – форма в один столбец).
2. Найдите запись о Шлифовальной пасте, находясь в режиме формы.
3. Произведите сортировку данных в поле Товар по убыванию.
4. Просмотрите форму с точки зрения того, как она будет выглядеть на листе бумаги.
5. На основе таблицы Автокосметика создайте простой запрос на выборку, в котором должны отображаться Товар, Наим-е на русском, Предназначение и Стоимость за ед.
6. Данные запроса отсортируйте по предназначению.
7. Сохраните запрос.
8. Создайте запрос на выборку с параметром, в котором должны отображаться Товар, Наим-е на русском, Предназначение и Стоимость за ед., а в качестве параметра задайте стоимость за единицу товар и выполните этот запрос для товара со стоимостью 500 р.
9. На основе таблицы Автокосметика создайте отчет с группированием данных по наименованию товара.
Требования к отчету: Итоги лабораторной работы представить в виде файла (имя файла «Автокосметика.mdb»), полученного в результате компьютерной обработки информации.
Технология работы:
1. Для создания формы Список товара:
§ откройте вкладку Формыв окне базы данных;
§ щелкните по кнопке <Создать>;
§ в появившемся окне Новая форма выберите (подведите курсор мыши и щелкните левой кнопкой) пункт Мастер форм(см. рис. 6.1);
Рис. 6.1. Окно «Новая форма»
§ щелкните по значку списка в нижней части окна;
§ выберите из появившегося списка таблицу Автокосметика;
§ щелкните по кнопке <ОК>;
§ в появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля, поэтому щелкните по кнопке 
;
§ щелкните по кнопке <Далее>;
§ в появившемся окне уже выбран вид Форма в один столбец,поэтому щелкните по кнопке <Далее>;
§ в появившемся окне выберите стиль оформления. Для этого щелкните по словам, обозначающим стили, либо перемещайте выделение стрелками вверх или вниз на клавиатуре. После выбора стиля щелкните по кнопке <Далее>;
§ в появившемся окне задайте имя формы, набрав на клавиатуре параметр Список товара. Остальные параметры в окне оставьте без изменений;
§ щелкните по кнопке <Готово>. Перед вами откроется форма в один столбец. Столбец слева – это названия полей, столбец справа – данные первой записи (в нижней части окна в строке параметра Запись стоит цифра «1»). Для перемещения по записям надо щелкнуть по кнопке 
(в сторону записей с большими номерами) или 
(в сторону записей с меньшими номерами). Кнопка 
– это переход на первую запись, кнопка 
– переход на последнюю запись (см. рис. 6.2).
Рис. 6.2. Форма Автокосметика
2. Для поиска товара Шлифовальная паста:
§ переведите курсор в первую строку поля Наим-е на русском;
§ выполните команду Правка, Найти;
§ в появившемся окне в строке Образецвведите наименование товара Шлифовальная паста;
§ в строке параметра Просмотрдолжно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);
§ в строке параметра Совпадениевыберите из списка параметр С любой частью поля;
§ в строке параметра Только в текущем полеустановите флажок (должна стоять «галочка»);
§ щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Шлифовальная паста;
§ щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.
3. Для сортировки данных в поле Товар по убыванию:
§ щелкните по любой записи поля Товар;
§ щелкните по кнопке 
на панели управления или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию.Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле Товар.
4. Для просмотра созданной формы:
§ щелкните по кнопке 
или выполните команду Файл, Предварительный просмотр.Вы увидите форму как бы на листе бумаги;
§ закройте окно просмотра.
Примечание. Не удивляйтесь полученному результату, так как на листе поместилось несколько страниц формы. Распечатывать форму не будем, потому что основное назначение подобной формы — удобный построчный ввод и просмотр данных, а не сохранение данных в виде бумажного документа.
5. Для создания простого запроса:
§ в окне базы данных откройте вкладку Запросы:,
§ в открывшемся окне щелкните по кнопке <Создать>;
§ из появившихся пунктов окна Новый запрос выберите Простой запроси щелкните по кнопке <ОК> (см. рис. 6.3);
Рис. 6.3. Окно «Новый запрос»
§ в появившемся окне в строке Таблицы и запросывыберите таблицу Автокосметика (если других таблиц или запросов не было создано, она будет одна в открывающемся списке);
§ в строке Доступные поля: переведите выделение на параметр Товар;
§ щелкните по кнопке 
Слово Товар перейдет в окно Выбранные поля:;
§ аналогично в строку Выбранные поля: переведите поля Наим-е на русском, Предназначение, Стоимость за ед. (порядок важен – в таком порядке данные и будут выводиться);
§ щелкните по кнопке <Далее>;
§ в строке параметра Задайте имя запроса: введите новое имя Список товара;
§ щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится таблица с результатами запроса.
6. Для сортировки данных:
§ щелкните в любой строке поля Предназначение;
§ отсортируйте данные по убыванию. Для этого щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию.
7. Для сохранения запроса:
§ щелкните по кнопке 
или выполните команду Файл, Сохранить;
§ закройте окно запроса.
8. Для создания запроса на выборку с параметром:
§ откройте созданный запрос Список товара;
§ перейдите в режиме конструктора, щелкнув по кнопке 
или выполнив команду Вид, Конструктор;
§ в строке параметра Условия отборадля поля Стоимость за ед. введите фразу (скобки тоже вводить): [Введите стоимость товара] (см. рис. 6.4);
§ выполните запрос, щелкнув по кнопке 
на панели инструментов или выполнив команду Запрос, Запуск;
Примечание. Вышеописанным способом запрос выполняется только в режиме конструктора. Для того чтобы выполнить запрос из другого режима, надо от крыть вкладку Запросы, выделить требуемый запрос и щелкнуть по кнопке <Открыть>.
Рис. 6.4. Запрос в режиме конструктора
§ в появившемся окне введите стоимость 500 и щелкните по кнопке <ОК>. На экране появится таблица с данными о товаре со стоимостью 500 р.;
§ сохраните запрос;
§ закройте окно запроса.
9. Для создания отчета:
return false">ссылка скрыта§ откройте вкладку Отчеты и щелкните по кнопке <Создать>;
§ в открывшемся окне выберите пункт Мастер отчетов;
§ щелкните по значку раскрывающегося списка в нижней части окна и выберите из появившегося списка таблицу Автокосметика (см. рис. 6.5), щелкните по кнопке <ОК>;
Рис. 6.5. Окно «Новый отчет»
§ в появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля из таблицы, поэтому щелкните по кнопке ;
§ щелкните по кнопке <Далее>;
§ в появившемся окне присутствует перечень полей. Переведите выделение на поле Товар;
§ щелкните по кнопке 
Таким образом вы задаете группировку данных по наименованию товара (рис. 6.6);
Рис. 6.6. Группировка данных по наименованию товара
• щелкните по кнопке <Далее>;
• параметры появившегося окна оставим без изменений, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;
• в появившемся окне выберите стиль оформления отчета, как показано на рис. 6.7 и щелкните по кнопке <Далее>;
Рис. 6.7. Выбор стиля оформления отчета
• в появившемся окне введите название отчета Автокосметика;
• щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится сформированный отчет;
• просмотрите, а затем закройте отчет.
Контрольные вопросы:
1. Как производятся операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных в режиме формы?
2. Какие типы запросов можно создавать в Access?
3. Создайте запрос на выборку с параметром, в котором должны отображаться Товар, Наим-е на русском, Предназначение и Стоимость за ед., а в качестве параметра задайте наименование товара.
При выполнении лабораторных работ использовать [4] – [7].
3.7. Лабораторная работа №7
Часа