ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5

ФОРМЫ

Существует три способа ввода информации в Access: посред­ством таблицы, с помощью формы и с использованием страницы доступа к данным. Выбрать тот или иной способ можно, основы­ваясь на следующем простом правиле.

Если данные в таблице изменяются редко или в нее редко до­бавляются новые записи, то для ввода, изменения и индикации данных следует использовать таблицу. Кроме того, режим табли­цы рекомендуется использовать тогда, когда необходимо получить наиболее полный обзор данных. Но если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями, следует поль­зоваться формой, так как в режиме формы можно сконцентриро­вать внимание на данных, относящихся к определенной записи, например к определенному клиенту.

Страницы доступа к данным представляют специальный тип веб­страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в БД Microsoft Access.

Страницы доступа к данным разрабатываются в режиме кон­структора в Microsoft Access. Страница представляет собой от­дельный файл, хранящийся за пределами Access; однако при соз­дании этого файла Microsoft Access автоматически добавляет яр­лык к нему в окно БД.

Любая форма строится на основе Access-таблицы. Вся инфор­мация формы содержится в управляющих элементах (полях) этой формы, некоторые из них напрямую связаны с полями базовой таблицы.

Access позволяет создавать 6 основных типов форм.

В один столбец значения полей каждой записи ото­бражаются в одной колонке друг под другом. Каждое поле распо­лагается в собственной строке.

Ленточная значения полей каждой записи отобра­жаются в одной строке. Количество строк соответствует количест­ву записей.

Составная форма удобна при работе со связанными таблицами. Данные главной формы (взятые из родительской таблицы) будут представлены в отдельной области, данные подчиненной формы (взятые из дочерней таблицы) отобразятся в форме таблицы. Для каждой записи главной формы в подчиненной форме появляется одна или несколько записей.

Табличная форма по внешнему ви­ду не отличается от самой таблицы. Данные размещаются в ней в строках и столбцах. Одновременно индицируются несколько за­писей. Поля наименований служат в качестве заголовков столбцов; каждая запись располагается в отдельной строке.

Сводная таблица и сводная диаграмма В Microsoft Access имеется возможность многие объекты, в том числе формы, представлять в режимах сводной таблицы и сводной диаграммы. Используя эти возможности, можно представлять данные в компактной и удобной для анализа и понимания форме.

Кроме вышеперечисленных форм, следует выделить диа­граммную форму, которая содержит диаграмму и может встраи­ваться в другие формы и отчеты.

Форму можно подготовить автоматически (с помощью коман­ды Автоформа), автоматизированным способом (с помощью мас­тера форм) или «вручную» (используя инструментальные средства конструктора форм). Автоформа позволяет быстро получить про­стую форму, что не всегда устраивает пользователя. Мастер форм ускоряет и облегчает процесс создания форм (для каждого типа форм имеется свой мастер форм), так как выполняет за пользова­теля большую часть основной проектной работы. Если читатель уже достаточно освоился с Access и уверенно чувствует себя при проектировании и оформлении форм, он может отказаться от под­держки мастера и самостоятельно сконструировать новую форму в соответствии со своими представлениями.