Авторский. При группировке по этому признаку в дело помещаются документы одного автора или только одного отделения. Например, отчет отделения по СПИДу.

4. Корреспондентский. Служит для группировки переписки.

5. Географический.Предполагает объединение в деле документов нескольких корреспондентов, находящихся на одной территории.

6. В соответствии с хронологическим признаком документы группируются в зависимости от времени их издания (месяц, квартал). Например, в одно дело помещаются акты за январь, в другое за февраль и.т.п.

При первичной группировке документов следует обязательно учитывать сроки хранения.

Сроки хранения закреплены в соответствующих перечнях и характеризуют ценность документов и необходимость их последующего хранения и практического использования. Наиболее ценные в научном и практическом отношении документы хранятся постоянно и свыше 10 лет. Это, например, приказы по личному составу и основной деятельности, личные дела служащих, каталоги книг и др.

Следует знать, что обычно группировка документов в деле производится не по одному, а по ряду признаков на основе их сочетания. Это объясняется тем, что объединение документов по одному признаку не дает возможности в самом заголовке дела раскрыть содержание включаемых в него документов. Например, дело «Приказы» содержит два признака: номинальный и хронологический. Поэтому в заголовке на папке этого дела мы напишем «Приказы за 2015-2017 годы». Если не будут в заголовке указаны годы, поиск нужного документа займет много времени.

Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел выполняет функции указателя основных направлений деятельности учреждения, распределения исполненных документов по делам, указателя сроков хранения дел.

Основными принципами построения номенклатуры являются:

1. Систематизация документов на основе классификатора вопросов деятельности учреждения, позволяющая документы по одному вопросу (теме) группировать вместе. Например, «Протоколы», «Личные дела», «Приказы»…..

2. Единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов.

3. Применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений

4. Важным принципом составления номенклатуры дел является полнота представления в ней всех дел и документов, образующихся в деятельности учреждения.

5. Стабильность, сохранение номенклатурной функции учета документов.

Номенклатура способствует правильной организации и хранению документов учреждения.

Она не только определяет единый порядок формирования дел, но помогает решать вопросы комплектования, экспертизы и отбора на государственное хранения важнейшей основной документации, имеющей научно-исторической значение. Ответственность за разработку номенклатуры возлагается на делопроизводственную службу медицинского учреждения.

Номенклатура дел должна быть составлена подразделениями заранее, чтобы канцелярия больницы и архив смогли до 1 января согласовать их с государственным архивом и утвердить у руководителя медицинского учреждения.

Обычно номенклатура строится по структурному или структурно-функциональному принципу. По функциональному принципу номенклатура строится в учреждениях, где нет устойчивой структуры. Например, в небольшом частном предприятии.

Таким образом, составление номенклатуры дел начинается в структурных подразделениях учреждения, затем составляется сводная номенклатура дел, состоящая из разделов.

В каждом разделе номенклатуры обязательно оставляются резервные номера, которые используются при возникновении в течение года непредусмотренных дел. В этом случае соответствующие дела дополнительно вносятся в номенклатуру.

Внутри каждого раздела дела размещаются по группам, с учетом степени важности и сроков хранения. Внутри каждой группы располагаются дела постоянного хранения, затем временного свыше 10 лет и временного до 10 лет включительно.

На каждое дело проставляется индекс. Система индексов может быть трех видов: цифровая, буквенная, смешанная.

Если в учреждении имеется классификатор вопросов деятельности учреждения, то индекс дела состоит: 1) из условного обозначения структурного подразделения, 2) условного обозначения вопроса по классификатору, 3) порядкового номера по номенклатуре.

Наименования дел в номенклатуре должны быть лаконичными (Акты проверки, приказы, уставы и.т.д.) и совпадать с заголовками на обложках дел.

Номенклатура дел подписывается руководителем делопроизводственной службы. Номенклатура дел составляется, как правило, в четырех экземплярах (первый экземпляр хранится в канцелярии, второй – в структурных частях, третий – в архиве учреждения, четвертый в государственном архивном учреждении).

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются ответственные за делопроизводство лица, назначаемые заведующим отделением (например, старшая медсестра отделения). Общий контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется канцелярией больницы или лицом, ответственным за делопроизводство, если больница небольшая.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные документы;
помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
раздельно группировать дела с документами постоянного и временного хранения;
группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
дело должно содержать не более 250 листов.

Располагаются документы внутри дела в хронологической и вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

Формирование дел ведется в течение всего года. Оформление скомплектованного дела включает описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов и составление заверительной надписи.

Передача дел постоянного и долговременного хранения в архив учреждения осуществляется через год после завершения их и по графику, утвержденному руководителем учреждения.

После истечения установленных сроков хранения в архиве учреждения, дела передаются в государственный архив. При передаче дел на государственное хранение обязательно составляется опись.