Тема 1.5. Принципы и признаки группировки первичных бухгалтерских документов

К содержанию и форме первичных документов предъявляются следующие основные требования:

1) документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции иди непосредственно после ее окончания;

2) должна соблюдаться форма документов, принятая и утвержденная к оформлению на данном предприятии;

3) в документе должны быть заполнены все реквизиты;

4) должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.

Формы первичных учетных документов, применяемые организацией, должны быть утверждены Приказом руководителя предприятия. Следует отметить, что существуют документы, которые не могут быть изменены организацией в силу действия иных регламентирующих документов. Например, в Положении Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» установлена необходимость применения кассовых документов с указанием кодов, соответствующих документам из альбома унифицированных форм: кассовые ордера, формы кассовой книги. Применение этих форм необязательно в целях бухгалтерского учета, но необходимо при ведении кассовых операций во исполнение соответствующих регламентаций.

Поскольку первичные документы и бухгалтерские регистры в обязательном порядке подписывают ответственные за совершение хозяйственной операции или оформление документа (регистра) работники компании, необходимо локальным актом закрепить полномочия и ответственность этих лиц подписывать документы. Исполнение этих функций можно возложить на сотрудника приказом или должностной инструкцией. Есть документы, которые в обязательном порядке подписывают руководитель, главный бухгалтер. В случае их отсутствия необходимо предусмотреть возможность подписания документов лицами, уполномоченными выполнять данные функции либо через оформление соответствующего приказа, либо по доверенности.

 

Под документооборотом понимается создание или получение отдругих предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов.

Движение же первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации. Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.

Схемы (графики) документооборота по форме могут быть различными (таблица 1). Каждое предприятие самостоятельно выбирает тот порядок документооборота, который максимально позволяет контролировать движение ценностей, своевременное выполнение обязательств и т.д.


 


Наимено-вание доку-мента Создание документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив   Таблица 1 Пример графика документооборота ООО «Лисма»
Количество экемпляров Ответст-вен-ный за выписку Ответст- венный за оформление Ответствен- ный за исполнение Срок исполнения Ответствен ный за провер-ку Кто предостав-ляет Поря-док предостав- ления Срок пре-достав- ления Кто исполняет Срок исполнения Кто исполняет Срок передачи
Требо-вание-накладная Цех Отдел снабжения Склад Ежедневно до 16-00 часов Бухгалтерия 1-ый экзм. – цех, 2-ой экзм. - склад Цех – с отчетом Склад – с реестром   Ежедневно до 18-00 часов Бухгалтерия Ежед-невно Бухгалтерия По окончании квартала

РАЗДЕЛ 2. РАЗРАБОТКА РАБОЧЕГО ПЛАНА СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ОРГАНИЗАЦИЙ

Тема 2.1. Сущность типового плана счетов бухгалтерского учета

План счетов или счетный план – это систематизированный перечень счетов бухгалтерского учета, необходимых для учета хозяйственных операций в соответствии с их экономическим содержанием.

План счетов утвержден приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н

(в редакции от 08.11.2010). План счетов применяется в организациях (кроме кредитных и государственных (муниципальных) учреждений) всех форм собственности и организационно-правовых форм, ведущих учет методом двойной записи.

План счетов представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете. В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка).