ВСТАВЛЕННЯ ТАБЛИЦЬ І ДІАГРАМ
Рис. 8. Діалогове вікно вставлення у слайд діаграми
Якщо презентація містить цифрову інформацію, найкращий спосіб її подачі — у вигляді діаграми. Діаграмоюназивається підбірка цифрових значень, перетворених у рисунок. Графіки мають таке ж саме призначення. В програмі PowerPoint запропоновано великий набір діаграм як двомірних, так і тривимірних. У PowerPoint можна створити діаграму прямо на слайді шляхом вводу для неї з клавіатури вихідних табличних значень. Для створення діаграм використовується утилітарна програма Microsoft Graph. Microsoft Graph— самостійна програма, яка запускається під PowerPoint.
Послідовність дій для створення діаграми за допомогою Microsoft Graph:
1. В режимі Слайды клацнути на кнопці "Вставить диаграмму". Відчиняється таблиця даних Microsoft Graph і екран приймає вигляд, як на рис. 8. Клітинка А1 виділена і має назву активної клітинки, а чорна рамка коло клітинки — покажчика клітинки.
2. Ввести дані шляхом переміщення покажчика клітинки. На основі введених даних буде створюватися діаграма.
3. Після закінчення вводу клацнути на кнопці "Режим таблицы" на панелі інструментів Стандартная, або за межами таблиці даних.
4. Натиснути клавішу <Esc> або клацнути за межами діаграми, щоб зняти її виділення. Створена діаграма стає графічним об'єктом на слайді, отже, з нею виконуються всі дії, які визначені з іншими графічними об'єктами – переміщення, видалення, зміна розмірів тощо.
Під час створення презентації можуть бути використані таблиці трьох видів: таблиці Word, таблиці Excel, таблиці Access. Методи роботи з таблицями цих видів доступні в PowerPoint тільки в тому випадку, коли ці програми установлені на комп'ютері. Таблиці Word або Excel копіюють у PowerPoint через буфер обміну. Для цього в PowerPoint досить натиснути кнопку "Вставить" на стандартній панелі інструментів.
Список авторозміток слайдів містить макет під назвою "Организационная диаграмма". Організаційна діаграма(оргсхема) являє собою карту внутрішніх взаємовідношень організації, на якій графічно показано, які посади є складовими загальної організаційної структури. До організаційної діаграми належить включати не всі посади, а тільки ключові. Оргсхема використовується для визначення внутрішнього командного ланцюжка організації, незалежно від її масштабів.
Будується організаційна діаграма у вікні додатка Microsoft Organization Chart,яке виникає після подвійного клацання на полі діаграми слайда відповідного макета. Програма Microsoft Organization Chart дає змогу відобразити відношення між посадами за допомогою відповідних кнопок панелі інструментів, що розташована під рядком меню вікна програми. Кожний елемент кнопки має вигляд прямокутника, який носить назву рамки.Усі рамки мають однакові текстові поля: "Имя", "Должность", "Комментарий1", "Комментарий2", які активізуються клацанням на рамці, а потім на полі та заповнюються відповідною інформацією. Рамки можна легко додати або видалити, щоб оргсхема відповідала конкретному випадку. Після її створення вікно потрібно закрити.
Будова діаграми виконується в режимі Слайды. Центральна рамка програми Microsoft Organization Chart відповідає посаді першої особи організації. Далі будуються підпорядковані посади. Для видалення будь-якої рамки оргсхеми необхідно виділити цю рамку і натиснути клавішу <Delete>. Якщо необхідно видалити рамку разом зі всіма "підпорядкованими", то спочатку треба видалити всіх "підпорядкованих". Організаційна діаграма набуває більш чіткого і ясного вигляду, якщо використовувати стилі. Під стилем в організаційній діаграмі розуміється розміщення рамок і спосіб демонстрації відношень між ними.
Для внесення змін у зображення відношень необхідно:
1. В режимі Слайдывиконати подвійне клацання на існуючій оргсхемі для відкривання вікна Microsoft Organization Chart.
2. Утримуючи натиснутою клавішу <Shift>, виділити рамки, стилі яких потребують зміни.
3. Відкрити меню Стиль і вибрати необхідний.
4. Клацнути на пунктах меню Файл— Обновить (назва презентації).
Відповідні пункти меню програми Microsoft Organization Chart для оформлення схеми за своїм смаком надають можливість вибору кольору меж рамки, її фону тощо.
Після закриття вікна Organization Chart створена схема з'явиться у відповідному місцезаповнювачі слайда.