Оценку выполняемых задач проводит рабочая группа после согласования ими Структурированного перечня задач.
3.8.2. Рабочая группа выполняет следующие работы:
a) Ответственный исполнитель готовит для каждого эксперта Форму УП-02-4а "Экспертная оценка загрузки рабочего места/должности" (Приложение 7), заполняя поля: "Индекс задачи", "Наименование задачи", на основании Структурированного перечня задач, и передает экспертам подготовленные формы.
b) Эксперт оценивает каждую задачу по следующим параметрам (требования к оценкам приводятся в пункте 3.8.4):
Q Периодичность выполнения, включая период и срок начала и окончания.
Q Количество выполняемых задач за один период.
Q Минимальную и максимальную трудоемкость (в часах работы одного сотрудника).
Q Продолжительность (в рабочих днях).
Q Сложность выполнения задачи
Q Дискретность задачи
Q Критерии оценки
C) Результаты оценки эксперт заносит в Форму, подписывает ее и передаёт ответственному исполнителю.
Результатом оценки являются заполненные и подписанные экспертами и ответственным исполнителем Формы УП-02-4а, которые являются основанием для формирования сводной таблицы и хранятся у ответственного исполнителя.
3.8.4. Оценка выполняемых задач должна быть произведена не позднее 5 рабочих дней с момента согласования экспертами структурированного перечня выполняемых задач. При использовании параметров оценки необходимо соблюдать следующие требования:
a) "Периодичность выполнения" – данный параметр оценивается только для задач по которым есть внешне заданная периодичность, например, выставление счета абоненту или составление квартального отчета. В случае, если период не задан внешними требованиями данное поле можно не заполнять, что будет означать "по мере возникновения". В колонке "П-д" выставляется оценка периода в который возникает данная задача (Г-год, П-полугодие, К-квартал, М-месяц, Н-неделя, Д-день). В колонках "сроки: Н - К" проставляются даты начала и окончания работ.
b) "Количество выполняемых задач за один период" – данную оценку следует использовать для всех задач. Если период для задачи не определен, то необходимо оценивать среднее количество задач, выполняемых за год.
c) "Минимальная и максимальная трудоемкость" – оценивается в часах работы одного сотрудника, которые необходимы на однократное выполнение задачи. При оценке можно использовать прецеденты с минимальной и максимальной продолжительностью. Если задача ранее не выполнялась, то можно давать прогноз, в данном случае необходимо отметить характер оценки в колонке "Примечания"
d) "Продолжительность" – оценивается в рабочих днях, которые необходимы на выполнение задачи с учетом возможных перерывов в работе.
e) "Сложность (1-7)" – оценивается сложность выполнения задачи. При оценке сложности необходимо использовать следующую шкалу:
q "1" – стандартная, часто повторяющаяся задача, состоящая из простых действий
q "2" – стандартная, часто повторяющаяся задача, состоящая из сложных действий
q "3" – стандартная, редко выполняемая задача, состоящая из любых действий
q "4" – нестандартная, часто повторяющаяся задача, состоящая из простых действий
q "5" – нестандартная, часто повторяющаяся задача, состоящая из сложных действий
q "6" – нестандартная, редко выполняемая задача, состоящая из простых действий
q "7" – нестандартная, редко выполняемая задача, состоящая из сложных действий
f) "Режим (Д-Н)" – данный параметр оценивает дискретность или непрерывность выполнения задачи. Т.е. должна ли задача выполняться непрерывно или возможно временное прекращение ее выполнения (Д – дискретная, Н – непрерывная).
g) "Критерии оценки" – оценивается наиболее оптимальный вариант для оценки результатов выполнения данной задачи: "А" – по времени выполнения, "В" – по рекламациям/жалобам на сроки или качество выполнения, "С" – по выполнению норматива выработки, "D" – по качеству и своевременности конечного результата выполнения, "Е" – в тех случаях, когда варианты "А-D" являются явно не приемлемыми.
h) "Примечание" – данная графа используется для внесения замечаний о недостаточной точности какой-либо из оценок и т.п.